Mais do que participar de uma feira de negócios, uma empresa expositora deve estar preparada para oferecer o melhor de seus produtos e serviços de forma clara e objetiva, atraindo visitantes e capturando leads para seus negócios.
Uma das principais maneiras de fazer isso é criando um briefing estratégico que auxilie a equipe responsável pelos relacionamentos no estande a se destacar no pavilhão. Assim, definir previamente as metas e ações que serão realizadas no encontro é vital para o sucesso em um evento B2B.
Ao criar um briefing que englobe o que a companhia quer mostrar no encontro, é possível gerar mais interações positivas, reforçando o valor da marca e favorecendo o fechamento de contratos que podem se tornar relações comerciais duradouras.
Por que o briefing é essencial no contexto de feiras B2B?
Toda empresa que já atuou como expositora em uma feira corporativa sabe que, antes de tudo, é preciso estabelecer de forma clara o que se almeja alcançar na participação. Assim, um briefing é a oportunidade para que o time envolvido esteja alinhado e preparado para diferentes situações que possam ocorrer.
Ao reforçar mensagens-chave que a companhia quer transmitir, o briefing serve como um guia com estratégias de abordagem e metas comerciais a serem atingidas durante o evento.
Por outro lado, caso um briefing não seja preparado e colocado em prática, a comunicação pode ficar comprometida, o que pode levar à perda de oportunidades e de leads que poderiam se transformar em clientes no médio e longo prazo.
Os elementos fundamentais de um briefing estratégico para eventos B2B
Já sabemos que ter um briefing faz toda a diferença na hora de preparar a participação em uma feira. Agora, é preciso organizar o que ele deve abranger e como fazer com que a atuação no encontro seja a melhor possível.
Com isso em mente, que tal iniciar sua organização elencando o que não pode faltar nessa programação prévia para o melhor proveito das relações no pavilhão? Veja a seguir alguns conselhos para colaborar com esta etapa:
- Estabeleça os objetivos que quer atingir
Saber o que a companhia participante quer alcançar no evento é o ponto de partida. Isso porque uma estratégia de reforço de marca será diferente de uma abordagem que contemple ressaltar um serviço ou produto específico.
Reúna a equipe para um brainstorm de ideias que sirvam como guia antes, durante e após o evento, potencializando os efeitos dessa ativação na busca por leads qualificados que estejam de acordo com as metas propostas. Criar metas de quantos leads devem ser coletados também pode ser uma boa forma de medir isso.
- Defina o perfil do público-alvo almejado
Saber quem você quer atingir e como fazê-lo pode definir uma participação decisiva em uma feira. Quais são os serviços e produtos ofertados? Quais dores dos clientes eles irão resolver? Quem são os profissionais mais adequados para a contratação e uso deles?
Ao responder a essas questões, a equipe tende a ganhar mais clareza para identificar o público de interesse e tornar as interações no pavilhão mais objetivas e produtivas.
- Designe as funções e responsabilidades da equipe
Preparar e treinar a equipe antes do início do evento pode parecer básico, mas nem sempre recebe a atenção necessária em meio a uma rotina de compromissos. Por isso, é importante reservar um momento para definir funções específicas para cada colaborador.
Profissionais com perfil mais comunicativo podem ser mais indicados para o primeiro contato com os visitantes. Já integrantes com conhecimento técnico e perfil analítico podem contribuir de forma mais efetiva na apresentação das soluções e no detalhamento das propostas.
- Pesquise sobre ferramentas e recursos disponíveis
A tecnologia é uma grande aliada na hora de otimizar tarefas repetitivas ou burocráticas. Investir em tablets e monitores touchscreen que permitam a interatividade dos visitantes é algo que causa um bom impacto, assim como contar com plataformas que fazem o trabalho mais pesado para você.
Catálogos digitais e demonstrações práticas do que está sendo apresentado costumam ser ideias bem-vistas por quem passeia pelos corredores de um evento, e opções como o Leadster by Informa ajudam seu time a mapear, coletar e abordar leads potenciais com base em métricas e propósitos específicos.
Modelo prático de briefing para equipes no pavilhão
Para facilitar a aplicação desse planejamento, elaboramos neste artigo um modelo de briefing que pode ser aplicado para sua equipe no pavilhão. Vale destacar, no entanto, que ele pode ser adaptado de acordo comos objetivos definidos por cada empresa para a participação no evento.
- Abertura e proposta
O briefing pode começar com uma apresentação da proposta central do evento e o papel que sua empresa irá desempenhar nele. O ideal é destacar mensagens que respondam às principais dúvidas do público e evidenciem como as soluções oferecidas podem atender às suas demandas.
- Metas e indicadores
Acompanhar o que quer ser alcançado e se isso está sendo feito com sucesso é fundamental para assegurar uma participação eficaz. Elabore os pontos que quer apresentar e as maneiras de atestar se eles estão sendo seguidos, e tenha planos alternativos para o caso da estratégia inicial não funcionar como esperado.
- Dinâmica do estande
Um estande deve ser bem elaborado desde a concepção inicial. Estabeleça o que ficará em cada área, quem atuará em cada espaço e quais atividades podem atrair mais visitantes. Incluir locais destinados à recepção, experiências e reuniões é uma boa ideia, assim como ser inventivo e único.
- Simulações e treinamentos
Garantir que os profissionais que estarão na feira estejam prontos para diferentes situações também é muito importante. Ensaios e simulações ajudam a equipe a lidar tanto com cenários positivos quanto com imprevistos. Além disso, convém prever procedimentos emergenciais de acordo com as orientações da organização do evento.
- Dúvidas e encerramento
Crie uma lista de dúvidas que possam surgir e treine o time para respondê-las. Pense também na dinâmica de encerramento, com avaliação dos resultados alcançados e medidas práticas, como a desmontagem do estande e a análise da participação. Esse processo contribui para uma leitura mais precisa do pós-evento.
Dicas para conduzir um briefing eficiente
Além desta sugestão de modelo, a elaboração de um briefing para sua equipe no pavilhão também pode se beneficiar de dicas específicas que tornem o processo mais estruturado e pronto para uma ação de sucesso na feira. Confira:
Seja objetivo e claro: Evite informações desnecessárias e foque no que é essencial para o evento.
Use recursos visuais: mapas do pavilhão, cronogramas e materiais de apoio facilitam a compreensão.
Promova a interatividade: Envolva a equipe com perguntas e discussões para garantir que todos estejam alinhados.
Reforce a motivação: Finalize o briefing com uma mensagem inspiradora para engajar a equipe.
Aspectos indispensáveis para colocar o briefing em prática no evento
Além de elaborar o briefing, é indispensável que ele seja colocado em prática como imaginado. Também é necessário prever alternativas para o caso de alguma etapa não ocorra como esperado.
Ao finalizar sua versão ideal de um briefing para eventos B2B, garanta que todos os profissionais envolvidos saibam o que se espera e como agir em determinadas situações.
Considere também a possibilidade de utilizar o apoio de ferramentas específicas, tais quais o Leadster by Informa e o Concierge by Informa, que ajudam a tornar mais simples processos como a captação de leads e a montagem e desmontagem do estande.
Por fim, lembre-se de que a forma como você apresenta sua marca é um dos fatores centrais para o resultado da participação em eventos corporativos. Vale investir em uma atuação bem planejada, coerente com os objetivos do negócio e capaz de demonstrar, de maneira clara, porque a empresa pode ser a escolha adequada para o público que deseja alcançar.
