Participar de eventos e feiras de negócio é uma oportunidade estratégica para expandir sua rede de contatos e atrair novos leads. Porém, o verdadeiro valor desses leads só é realizado quando você os gerencia de forma eficaz após o evento, explorando todo o potencial. Neste material, vamos explorar como você pode capturar leads durante o evento e – mais importante – como gerenciá-los para maximizar suas oportunidades de negócio.  

Gerenciar os leads pós-evento deve ser parte de um planejamento mais longo, que considere um período completo de vida desse lead – ou seja, desde a sua captura até o fechamento da venda ou da contratação do serviço. Nesse sentido, entender o que é prioridade em cada etapa é fundamental para explorar todo o potencial que um evento ou feira pode agregar para o seu negócio. A seguir, confira o passo a passo de cada uma dessas etapas e prepare-se para tirar o máximo dos resultados dessa ação.  

Passo 1: O que fazer antes do evento 

Toda ação de marketing e vendas deve passar necessariamente pela etapa de planejamento. Antes do evento acontecer, é importante reunir os times responsáveis para alinhar expectativas, objetivos e estratégias para atingir os resultados esperados. Além disso, os profissionais que estarão presentes no estande no dia do evento precisam estar treinados e preparados. Aqui, algumas atividades importantes são:  

Estude sobre o evento: O site do evento e a organização dele são fontes seguras para entender o perfil dos visitantes e dos outros patrocinadores. Essas informações podem ser úteis para escolher quais serviços promover e qual linguagem utilizar para se conectar com os novos leads; 

Defina os objetivos: O que sua empresa espera dessa participação? Definir qual produto ou serviço será o carro-chefe durante a participação é importante para a produção dos materiais, ações no estande e comunicações digitais.  

Prepare as equipes: Garanta que os representantes da sua empresa no estande, sejam funcionários ou fornecedores, saibam seu papel e estejam preparados para abordar os visitantes. Garanta também, junto com os times da organização, quais os procedimentos para registrar os leads em ferramentas específicas, por exemplo, o Leadster By Informa Markets, em que além de registrar, é possível qualificar em tempo real, garantindo uma base mais estratégica. 

Passo 2: O que fazer durante o evento 

Se a sua estratégia no evento envolve a captura de leads, um ponto é fundamental: o atendimento no estande. Ao longo dos dias do evento, é importante que seu time esteja pronto para abordar os visitantes e captar os dados deles para a sua base. Além disso, é indispensável que todos os responsáveis entendam a parte técnica desta captura. Ou seja, as pessoas que vão realizar as abordagens precisam também estar cientes de como as ferramentas de captura funcionam e também das regras de cada ação (no caso de participação de sorteios e distribuição de brindes).  

Durante o evento, as atividade-chave são: 

  • Filtro e classificação do lead: Mesmo que o público de um evento de negócios seja qualificado, é importante que a equipe, ainda no estande, faça um filtro prévio sobre quais visitantes são leads em potencial. Para isso, é indispensável que você conheça o seu produto e entenda, por exemplo, quem são os tomadores de decisão sobre ele. Quem contrata a sua solução normalmente é um gerente ou um diretor? A área responsável é a de Operações ou a de Tecnologia? Respostas como estas vão ajudar o atendimento a direcionar a captura e conseguir os contatos mais estratégicos para a sua base, focando o atendimento nos perfis com mais potencial para se tornarem clientes.  
  • Interatividade e ações no estande: Algumas estratégias para engajar os visitantes no dia do evento podem estar diretamente relacionadas à coleta de informações sobre eles. Sua empresa pode promover sorteios através de QR codes e formulários digitais, por exemplo, que exijam a inscrição em uma landing page. Outras opções podem ser ações gameficadas no estante, como jogos e ativações físicas, que sejam liberadas depois que o visitante se identificar para os times de atendimento. 
  • Ferramentas oficiais do evento: Utilizar os aplicativos e plataformas oficiais oferecidas pela organização do evento é uma opção valiosa para garantir a segurança da captura de dados. Algumas ações relacionadas podem gerar outras oportunidades de interação com o lead – fale com o time de soluções digitais do evento para entender as opções disponíveis para cada edição. 

Passo 3: Como gerir os leads pós-evento 

Quando o evento se encerra, o trabalho de gestão de leads está apenas começando. Principalmente quando falamos de vendas B2B (business to business), os ciclos de venda e convencimento são mais longos e exigem muitos pontos de contato. Ou seja, é importante continuar em contato com o seu lead ao longo de um período, para que ele tenha seu nome em mente no momento da decisão de compra. Algumas dicas essenciais para o passo a passo do gerenciamento de leads pós-evento são: 

  • Agilidade: É muito importante agir rapidamente após o evento para manter o interesse dos leads. Lembre-se que o seu estande não era o único no evento e, provavelmente, o seu lead também visitou seus concorrentes. Por isso, é hora de reforçar o seu contato na caixa de entrada de e-mail dele, no Whatsapp ou mesmo nos aplicativos oficiais do evento. Considere sempre a mídia de preferência dele (que é uma informação que a equipe presencial do evento pode conseguir no atendimento) e evite ser invasivo. Envie uma mensagem ou e-mail no dia seguinte à interação ou, no máximo, na semana seguinte.  
  • Personalização: Utilize as informações que você captou (tipo de negócio, nome da empresa, porte do negócio, necessidades, etc.) para personalizar a mensagem enviada. Por exemplo, você pode ter abordagens e soluções diferentes para empresas grandes e pequenas. Além disso, leads classificados como ‘quentes’ (mais propensos a fechar negócio rápido) exigem abordagens mais diretas por parte das equipes de venda, ao invés de ações do time de marketing. Cupons exclusivos de desconto para os leads mais frios também podem acelerar a conversão em negócios. 
  • Ferramentas e automatização: Ferramentas de e-mail marketing podem ser aliadas dessa estratégia, permitindo que as trilhas de comunicação por e-mail sejam previamente preparadas e disparadas automaticamente para os inscritos em um sorteio, por exemplo. Certifique-se de que as ferramentas estão configuradas corretamente em suas plataformas e acompanhe as métricas dos disparos de e-mail para ajustar a estratégia, se necessário.  
  • Soluções oficiais do evento: Muitas vezes, o evento conta com produtos digitais específicos para atingir ou captar leads durante o evento. Essa pode ser uma estratégia complementar que ajuda a enriquecer a sua base de contatos e a associar a sua marca a marca do evento, tornando sua relação mais confiável, principalmente para novos leads. Fale com o time comercial do evento para conhecer as possibilidades.  

Passo 4: Estratégia contínua 

Não esqueça: gerenciar os seus leads não deve ser uma ação pontual, realizada apenas no período do evento. Garantir um contato constante e próximo com a sua base de contatos é uma ferramenta muito eficiente para os resultados do seu negócio. Essa estratégia inclusive tem nome: é a chamada nutrição de leads, que engloba ações de relacionamento e engajamento com os seus contatos.  

Isso pode ser feito através de produção e divulgação de conteúdo relevante, convites para webinars e encontros fechados, além de avisos sobre a participação em novas edições do evento. Um acompanhamento contínuo como este serve para manter os leads engajados e prepará-los para a conversão.  

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