Participar de feiras de negócios é uma excelente oportunidade para promover sua marca, atrair novos clientes e fortalecer relacionamentos comerciais. No entanto, o sucesso de sua participação depende também da equipe promotora que vai representar sua empresa durante os dias de exposição.
Contar com uma equipe bem preparada é uma decisão estratégica que pode impactar significativamente seus resultados. Um time experiente traz profissionalismo, elevando a imagem da sua empresa, proporcionando um atendimento personalizado e gerando uma experiência marcante para os visitantes do seu estande.
Equipes especializadas conhecem profundamente os produtos ou serviços oferecidos pela sua marca, realizando demonstrações e respondendo a perguntas técnicas com eficiência. Além do preparo técnico, os profissionais precisam contar com um conjunto de soft skills, pois é essencial saber atrair e engajar visitantes, coletando leads qualificados para conversões futuras e utilizando técnicas de venda e convencimento.
A seguir, confira dicas sobre como escolher a melhor equipe promotora para o seu estande e conheça algumas boas práticas para essa seleção.
Dicas para escolher a equipe promotora para seu estande
Ao delegar o atendimento no estande a profissionais experientes, sua equipe interna pode se concentrar nas atividades principais do negócio, reduzindo o estresse e a carga de trabalho. Com uma equipe bem escolhida, você garante uma presença marcante e eficaz, deixando uma impressão positiva e duradoura nos participantes.
A escolha adequada de recepcionistas, promotores e outros profissionais que estarão na linha de frente durante a feira impacta diretamente os resultados da sua participação. Na Informa Markets, observamos que expositores com equipes promotoras bem treinadas e alinhadas com os objetivos específicos de cada feira tendem a obter melhores resultados. Não subestime a importância dessa definição!
1. Defina suas necessidades e objetivos
Antes de iniciar o processo de contratação, é essencial definir claramente o que você espera tanto do evento quanto da sua equipe promotora.
Alguns pontos importantes são:
- Objetivos no evento: O que sua empresa deseja com a participação? Exemplo: conscientização sobre a marca, gerar leads, vender produtos ou lançar novos serviços. Cada objetivo exige ações específicas e, consequentemente, diferentes perfis de profissionais.
- Tarefas: Quais serão executadas pela equipe promotora? Exemplo: recepcionar visitantes, demonstrar produtos, coletar informações de contato e distribuir materiais promocionais. Defina com clareza essas atribuições e alinhe-as com seu time interno para garantir que cada integrante compreenda e execute suas responsabilidades de forma eficiente durante o evento.
- Perfil dos visitantes: Conhecer o público-alvo do evento é essencial. Opte por profissionais que tenham experiência no seu segmento e saibam se comunicar de forma eficaz.
2. Busque profissionais experientes
A experiência é um fator importante na escolha da equipe promotora. Profissionais mais experientes tendem a cobrar cachês mais altos, portanto, é importante equilibrar o orçamento disponível e as demandas do evento.
Pessoas que já atuaram em eventos similares estão mais familiarizadas com a dinâmica das feiras e saberão lidar melhor com desafios que surgirem. Ao avaliar candidatos, revise currículos e portfólios para verificar experiências anteriores.
3. Priorize o conhecimento
Uma equipe promotora bem informada é fundamental para o sucesso do seu estande. Eles precisam conhecer profundamente seus produtos ou serviços para responder às perguntas dos visitantes de maneira convincente e informativa, porém, é claro, a maioria não terá esse conhecimento previamente. Por isso, cabe ao contratante se organizar para que a equipe contratada esteja devidamente preparada. As duas principais ferramentas para isso são:
- Treinamento: Organize sessões de treinamento antes do evento, explicando as características e diferenciais dos seus produtos ou serviços. Simule interações com visitantes para preparação prévia.
- Materiais: forneça materiais de suporte, como folhetos, manuais e vídeos de demonstração, para que a equipe possa estudar e consultar durante o evento. Direcione as equipes sobre quem são os pontos de contato de emergência da sua empresa durante a feira, sinalizando quem deve ser acionado em cada situação.
4. Avalie a comunicação
As habilidades de comunicação são essenciais na contratação de pessoas para uma equipe promotora. Eles devem ser capazes de se expressar claramente, ouvir com atenção e adaptar sua abordagem conforme necessário para diferentes tipos de visitantes.
Avalie esses aspectos por meio de entrevistas presenciais ou por videoconferência. Observe a expressão verbal, a escuta ativa e a simpatia dos candidatos. Durante a seleção, utilize simulações para verificar como eles lidam com situações comuns em eventos.
5. Considere as competências técnicas
Dependendo da natureza do seu produto ou serviço, pode ser necessário que a equipe promotora tenha habilidades técnicas específicas. Certifique-se de que os candidatos possuam as competências técnicas necessárias para demonstrar e explicar seus produtos com precisão. Isso pode ser feito por meio de avaliações práticas durante o processo de seleção. Peça que eles realizem demonstrações ou expliquem funcionalidades complexas.
Considere incluir um ou dois membros da equipe com maior conhecimento técnico para apoiar os promotores e responder a perguntas mais detalhadas.
O sucesso do evento começa com o planejamento
Escolher a equipe promotora ideal para seu estande é um passo crucial para garantir o sucesso da sua participação em feiras e eventos. Uma equipe bem treinada, motivada e com habilidades de comunicação e conhecimento técnico adequados pode fazer toda a diferença na atração e engajamento de visitantes.
Seguindo as dicas apresentadas, você estará preparado para selecionar os melhores profissionais para representar sua marca, criar uma experiência memorável para os visitantes e maximizar os resultados do seu investimento em eventos.
Para garantir o bom funcionamento do seu estande, é essencial planejar bem a logística. Certifique-se de que todos os aspectos logísticos estejam organizados antes do evento.
Defina horários e turnos para garantir que haja sempre alguém disponível no estande. Não se esqueça de considerar as pausas e o descanso da equipe. Se o evento for em outra cidade, organize a acomodação e o transporte da equipe com antecedência.
Seguindo essas dicas, você estará preparado para selecionar os melhores profissionais, criar uma experiência memorável para os visitantes e maximizar os resultados do seu investimento em feiras de negócio.
