Seja para tornar sua marca conhecida entre o público-alvo, seja para conquistar novos potenciais clientes ou mesmo para reforçar o networking da sua equipe com novos parceiros e especialistas do seu setor, participar de um evento ou feira de negócios pode fazer toda a diferença nos resultados da sua empresa. Mas, independentemente do seu objetivo, patrocinar ou expor em um evento exige planejamento, organização e preparo.

Além de escolher com segurança um evento que esteja alinhado com a sua expectativa, planejar suas futuras participações com antecedência otimiza seus resultados e reforça seu posicionamento, aumentando as suas chances de atingir os objetivos esperados. Confira a seguir algumas dicas para se organizar e se preparar para participar de feiras de negócios.

Como se planejar para participar de um evento de negócios

A etapa do planejamento é o primeiro passo para o sucesso da sua participação. Essa etapa consiste em uma série de ações que vão ajudar sua empresa a se preparar e explorar todo o potencial de um evento ou feira de negócios, abordando essa preparação sob óticas diversas e complementares. As principais ações dessa fase envolvem:

  • Definição de objetivo: A primeira e mais importante informação dessa etapa é definir o que sua empresa deseja alcançar com a participação no evento. Alguns objetivos podem ser, por exemplo, aumentar o reconhecimento da marca, gerar leads, lançar um novo produto ou fortalecer relações com clientes atuais. Você também pode escolher mais de um objetivo – mas esteja ciente que isso vai dispersar os seus recursos. Sempre que possível, escolha um único objetivo central e se comprometa com ele do início ao fim do projeto.
  • Orçamento: Determine um orçamento claro e destinado especificamente para esse investimento. Considere as necessidades gerais, incluindo custos de estande, produção de materiais institucionais, patrocínio de conteúdos, campanhas digitais pré e pós-evento, deslocamentos e hospedagem, ações promocionais e brindes, etc. É importante que seu orçamento cubra os gastos principais e que exista uma margem mínima para emergências.
  • Escolha do evento: Com o objetivo e o orçamento definidos, é hora de escolher o evento do qual sua empresa vai participar. Busque as informações sobre público-alvo, número de visitantes esperados, nicho de mercado, perfil e duração do evento. Esses dados vão indicar se esse evento é o correto para o seu objetivo e se o orçamento definido é suficiente para cobrir os valores a serem investidos. Entre em contato com os setores comerciais da organização do evento e tire suas dúvidas com antecedência para fazer a melhor escolha.
  • Posicionamento e sustentabilidade: É importante que a sua participação no evento reflita o posicionamento e os valores da sua empresa. Se a sua empresa se compromete com ações ESG ao longo do ano, é indispensável que o evento faça parte dessa estratégia, observando o impacto das atividades planejadas e considerando a utilização de estandes sustentáveis, por exemplo.
  • Logística: Planeje os aspectos logísticos da sua participação, que envolvem ações como transporte de materiais, montagem e desmontagem do estande, acomodação e deslocamento da equipe e até mesmo a possível contratação de equipes locais para suporte, caso o evento aconteça em uma cidade diferente da base da empresa.
  • Cronograma: Crie um cronograma detalhado desde as ações iniciais até o pós-evento, listando as tarefas principais e estabelecendo prazos para a conclusão de cada item da lista, além de definir quem serão os responsáveis pela execução e operação ao longo do período estabelecido.
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Campanhas digitais: resultados antes, durante e depois do evento

O planejamento para participar de um evento deve considerar o ciclo completo dessa participação. Ou seja: não apenas o que vai acontecer durante o evento em si, mas também tudo que acontece antes e depois dele. Ter em mente que as ações pré e pós-evento podem aumentar o impacto dele nos seus resultados vai te ajudar a aproveitar o melhor de cada momento do ciclo do evento.

Um aliado indiscutível para essas ações é o mundo digital. Campanhas digitais e produtos específicos podem ser úteis tanto para aumentar o interesse e a curiosidade do público sobre o seu produto ou serviço e até mesmo para educar esses possíveis clientes, caso a sua solução seja um lançamento ou uma inovação de mercado.

Confira a seguir alguns modelos e formatos possíveis para explorar o uso do digital ao participar de uma feira de negócios:

Soluções digitais pré-evento
  • Campanhas de anúncios e banners nos canais oficiais da feira para divulgar sua participação;
  • Patrocínio de webinars ao vivo e conteúdo para associar sua marca ao evento e se posicionar como especialista;
  • Projetos personalizados de conteúdo com artigos e e-books para os inscritos na feira, destacando sua solução ou educando seu público com sua expertise.
Soluções digitais durante o evento
  • Campanha de mídia programática divulgando seu endereço na feira ou ações promocionais válidas durante o período do evento;
  • Gravação de conteúdos especializados e entrevistas exclusivas com seus executivos nos canais oficiais do evento;
  • Ações de capturas de leads entre os visitantes do seu estande para construção de uma base de contatos atualizada e qualificada.
Soluções digitais pós-evento
  • Inserção de banners da sua marca nas newsletters de cobertura oficial pós-evento;
  • Campanhas de e-mail para a base de visitantes do estande oferecendo atividades promocionais (como convites para testar a solução ou descontos por tempo limitado para os participantes do evento).

Contar com o suporte da organização do evento e utilizar os canais oficiais da feira como plataforma para a sua campanha digital pode fazer toda a diferença nos resultados das suas ações, seja antes, durante ou após o evento. Entre em contato com o time de especialistas da Informa Markets para saber mais sobre os formatos, o alcance e os públicos potenciais.