Participar de uma feira ou congresso exige tempo, recursos e planejamento. Expositores planejam o estande, produzem materiais, mobilizam equipes e dedicam tempo e recursos para atrair visitantes. Agências se preparam para criar campanhas criativas, conceitos de storytelling, ativações de marca e espaços atrativos para tornar a experiência do visitante marcante. Mas, apesar do que pode parecer, o verdadeiro valor de uma participação não está apenas na movimentação durante o evento: ele se revela na capacidade de transformar os leads conquistados em oportunidades reais de negócio.
Estudos indicam que entre 70% e 80% dos leads captados em eventos não passam por um processo estruturado de follow-up. Esse número revela um problema grave: o desperdício de um potencial que pode ser muito lucrativo e gerar um ROI de alto impacto para sua empresa. É nesse ponto que o trabalho estratégico com os leads pós-evento se torna indispensável para aumentar as chances de conversão.
Segmentação imediata: prioridade para não perder o timing
É importante lembrar que a segmentação começa no planejamento: mesmo antes de o evento acontecer, é indispensável que sua empresa saiba o que está procurando. Conhecer seu público-alvo ideal, quais suas características, interesses e perfil é fundamental para que a equipe presente no seu estande já capture os leads que mais se alinhem à estratégia de negócios da sua empresa naquele momento.
Ter esse perfil claro e realizar a captura estratégica dos dados nos dias do evento facilita o primeiro passo após coletar os contatos: a segmentação imediata. Não basta ter uma lista extensa; é preciso entender quem são essas pessoas, qual é o nível de interesse demonstrado e em que estágio do funil de vendas elas se encontram. E os dados indicam uma perda importante: cerca de 40% dos leads capturados durante um evento se perdem. E, você deve saber: perder leads = perder dinheiro.
Agências especializadas já trabalham com sistemas que automatizam essa triagem, integrando informações coletadas no estande, como interações em demonstrações de produto, materiais acessados e tempo de permanência, com ferramentas de CRM.
É nesse contexto que soluções como o Leadster By Informa Markets ganham relevância. A plataforma oferece recursos de qualificação automática que ajudam a identificar leads prontos para avançar no processo comercial e aqueles que precisam de um trabalho de nutrição. Essa classificação é vital para que os times comerciais direcionem seus esforços de maneira eficiente, priorizando quem tem maior probabilidade de conversão.
O timing do primeiro contato: agilidade que faz diferença
No marketing de eventos, o tempo é crítico. Como média de mercado, considere que o primeiro contato seja feito preferencialmente em até 48 horas após o término da feira.
Mas, mais do que a velocidade, a qualidade desse contato inicial é determinante. O visitante que passou no estande deve receber uma comunicação personalizada, que mostre atenção às interações que teve no evento. Se alguém pediu mais detalhes sobre uma solução específica, por exemplo, o follow-up deve destacar exatamente esse ponto, mostrando que a empresa ouviu e se importa com as necessidades do lead.
Essa personalização pode aumentar significativamente as taxas de conversão. Segundo a McKinsey, o marketing de personalização oferece vantagens reais para as empresas, que vão desde a redução dos custos de aquisição de clientes em até 50% até o aumento das receitas de 5 a 15% e o incremento do ROI (retorno sobre o investimento) de 10 a 30%. Apostar em personalização pode ser o diferencial entre um lead e um novo cliente.
Nutrição multicanal: mantendo o relacionamento vivo
Nem todos os leads estão prontos para fechar negócio imediatamente, principalmente no setor B2B, que tende a ter ciclos de venda mais longos e janelas de contratação específicas. Muitos ainda precisam amadurecer a decisão de compra, avaliar orçamentos e comparar fornecedores, ou mesmo pleitear o orçamento com a gestão da empresa. Para não perder essas oportunidades, é fundamental criar uma jornada de nutrição multicanal, combinando email marketing, mensagens via WhatsApp e interações no LinkedIn, por exemplo.
Enquanto o email marketing é excelente para compartilhar conteúdos mais aprofundados, como e-books, cases de clientes e convites para webinars, o WhatsApp é um canal ágil para mensagens curtas, lembretes e envio de materiais rápidos, sempre com tom consultivo. Já o LinkedIn é o espaço ideal para consolidar autoridade e manter a empresa presente no radar dos decisores de negócios. Além disso, fortalecer sua presença digital associando conteúdo de qualidade a portais de conteúdo especializados no setor, como os canais digitais dos próprios eventos, ajuda a posicionar sua empresa como especialista no seu segmento, agregando a confiança do próprio evento ao seu produto ou serviço. Cada canal serve a um propósito e a um momento da jornada de conversão.
A integração entre esses canais deve ser planejada, garantindo consistência na mensagem e no ritmo de contato. Plataformas como o Leadster By Informa Markets permitem automatizar parte desse processo, mas o acompanhamento humano continua sendo essencial para interpretar respostas e ajustar a abordagem.
Métricas para medir o sucesso
Não basta nutrir os leads: é necessário medir os resultados de forma clara. Alguns indicadores-chave ajudam expositores e agências a avaliar se o esforço pós-evento está trazendo retorno:
- Taxa de conversão de leads em oportunidades: quantos contatos realmente evoluíram para propostas comerciais? Quantas propostas foram enviadas? Se foram recusadas, quais foram os motivos? Essas são informações úteis que podem guiar novas campanhas e levar a ajustes de rota importantes.
- Tempo médio de resposta ao lead: quanto mais rápido o follow-up, maiores as chances de conversão. Qual foi o tempo médio de cada interação? Houve diferença nesse tempo entre diferentes vendedores? Avalie a performance de contatos de marketing e da abordagem direta do time comercial.
- Taxa de engajamento nos canais de nutrição: abertura de emails, cliques em links, respostas no WhatsApp… qual canal teve mais retorno? Entender isso leva a direcionamentos relevantes.
- ROI da participação no evento: esse cálculo considera o investimento total e o valor gerado pelas vendas originadas dos leads. É o dado definitivo e deve considerar o investimento total em todas as etapas do evento.
O Leadster By Informa Markets, por exemplo, oferece relatórios detalhados que ajudam as empresas a acompanhar essas métricas e ajustar continuamente suas estratégias. Assim, os expositores conseguem não apenas comprovar o retorno de suas ações, mas também aprimorar os processos para eventos futuros.
Colaboração: o diferencial competitivo
Todo esse trabalho se potencializa quando há uma parceria estratégica entre expositores e suas agências. Enquanto os expositores fornecem insumos valiosos (como histórico de clientes, objetivos comerciais e particularidades de cada evento), as agências aplicam sua expertise em dados, automação e comunicação para construir jornadas de relacionamento que realmente funcionam.
Agências que dominam ferramentas digitais e plataformas como o Leadster By Informa Markets conseguem entregar muito mais do que relatórios de presença em feiras: elas geram inteligência acionável, transformando eventos em motores de crescimento para seus clientes.
Outra colaboração capaz de fazer diferença nos resultados do evento (e na estratégia de captura de leads) é contar com o serviço de um concierge. O Concierge by informa é um serviço personalizado para expositores, onde um profissional com expertise em eventos assume a gestão da sua participação no evento, podendo agir em tarefas e demandas operacionais (como encontrar e indicar fornecedores, acompanhar a montagem e desmontagem do estande e gerir prazos essenciais) e de marketing (como planejar e acompanhar trilhas e ações de marketing pré e pós evento), em projetos construídos sob demanda, de acordo com o que cada empresa precisa. Com isso, sua empresa ganha tempo para focar em fechar negócios e vendas com os leads capturados.
Engajamento de leads: o trabalho começa depois do evento
Feiras e congressos continuam sendo espaços privilegiados para gerar novos negócios. Mas é preciso encarar que o trabalho mais estratégico acontece depois do evento. É no follow-up, na segmentação precisa, na nutrição personalizada e no monitoramento das métricas que se define se o investimento valerá a pena.
Expositores que entendem isso e que contam com agências parceiras experientes, assessoria de concierges e ferramentas como o Leadster By Informa Markets conseguem não apenas aproveitar melhor cada contato, mas transformar eventos em uma poderosa alavanca para crescimento sustentável.
